Obiettivi strategici del progetto sono quelli della valorizzazione dell’udienza con la comunicazione analogica che si svolge al suo interno, e del riavvicinamento delle attività di cancelleria alle attività del magistrato.

La finalità è quella dell’introduzione (o più esattamente del ripristino) di un modello di gestione delle udienze, maggiormente rispettoso delle previsioni di legge e capace, per tale via, di valorizzarne -recuperandone il valore di giustizia ed il notevole potenziale informativo - i momenti di oralità, e in tal modo di semplificare gli adempimenti di cancelleria riguardanti le udienze.

Su tali premesse l’esperimento ha inteso valutare:

1. l’efficacia degli strumenti di cognizione e accelerazione dei processi decisionali offerti dall’oralità e (ove possibile) dall’immediatezza della decisione;
2. la quantità di risorse recuperabili attraverso una riorganizzazione dei servizi di cancelleria orientata al loro riavvicinamento alle attività del magistrato e alla restituzione al cancelliere della funzione sua propria di soggetto deputato alla documentazione delle udienze.

Sotto altro profilo ha inteso restituire:

• all’udienza la propria funzione di luogo destinato all’ “ascolto” delle ragioni delle parti e alla progressiva de-strutturazione e de-finizione della lite;
• agli utenti il luogo (udienza) che a tale ascolto è istituzionalmente destinato;
• ai difensori la possibilità di esplicare all’interno delle udienze le funzioni processuali, ad essi riservate, di illustrazione orale delle ragioni dei propri assistiti e di valutazione, nel diretto contatto con il giudice e la controparte, delle concrete possibilità di definizione conciliativa della lite;
• al giudice la possibilità di acquisire, nel diretto contatto con i difensori e le parti, i dati di conoscenza occorrenti alla definizione della lite, il tutto con maggiore facilità che attraverso la sola lettura degli atti e con notevole facilitazione e accelerazione della successiva attività di lettura e interpretazione di atti e documenti;
• al cancelliere (inteso come funzione processuale) la possibilità di esercitare la funzione documentaria che gli è propria e di esaurire all’interno dell’udienza la totalità degli adempimenti che all’udienza sono legati.

L’ipotesi di lavoro che il progetto ha sinora verificato con successo e che ritiene utile dover coltivare è che il raggiungimento delle finalità deflattive cui sono ispirate le recenti innovazioni normative, in tema soprattutto di proposta conciliativa e di motivazione delle sentenze, richiedano la piena valorizzazione dell’udienza quale luogo di semplificazione della lite e di sua progressiva soluzione per via di composizione conciliativa o definizione giudiziale.

Sulla base di tale ipotesi l’organizzazione dell’Ufficio è stata finalizzata all’efficace funzionamento dell’udienza quale precondizione per la concreta operatività dei diversi strumenti deflattivi previsti dal Legislatore e quale presupposto per la piena valorizzazione delle funzioni del giudice, degli avvocati e del personale di Cancelleria.

All’interno di tale progetto essenziale è che l’udienza possa fornire al giudice e alle parti lo specifico contributo informativo che la comunicazione analogica assume nella comprensione, semplificazione e se possibile composizione dei contenuti della lite.

Importante a tal fine è la realizzazione delle seguenti condizioni:

• che avvocati e giudici siano sollevati dall’incombenza della redazione del verbale in modo da poter dedicare il loro impegno all’illustrazione e comprensione dei fatti, bisogni e ragioni che hanno dato causa alla lite, e con essi all’elaborazione dei diversi assetti di interessi che possono determinarne la soluzione.
• che il verbale sia limitato ai soli contenuti di ciascuna richiesta, non anche alle parti argomentative con le quali se ne illustrano le ragioni dovendo detta illustrazione essere riservata alla comunicazione analogica della trattazione orale. In tal modo la formazione del verbale viene limitata alle sole parti essenziali (presenze, istanze, eccezioni e provvedimenti), con vantaggio per i tempi di lettura successivi, mentre l’attività argomentativa e narrativa, costituente il contenuto proprio della trattazione, viene riservata, sotto la direzione del giudice e i chiarimenti da lui richiesti, alle forme semplificate della comunicazione orale;
• che i contenuti di detta comunicazione siano a loro volta conservati attraverso la registrazione su supporto informatico dell’integrale svolgimento dell’udienza. Tale registrazione, pur non potendo e dovendo sostituire il verbale quale strumento di documentazione formale dell’udienza, stante la maggiore sintesi offerta dalla scrittura, potrà costituire un’importante strumento di garanzia nel caso di contestazioni sulla veridicità del documento scritto (querela di falso) ma potrà soprattutto offrire, al giudice che intenda avvalersene, le informazioni, anche a distanza di tempo, di tipo analogico offerte dalla trattazione orale.

Tali obiettivi richiedono la creazione di apposite postazioni di lavoro costituite:

1. da un unico computer, munito di stampante, scanner e strumenti di registrazione su CD;
2. da tre o più schermi collegati al medesimo computer uno dei quali rivolto al cancelliere, l’altro al magistrato e il terzo ai difensori e alle parti;
3. da due tastiere collegate al medesimo computer, l’una a disposizione del cancelliere l’altra a disposizione del giudice;

La pluralità degli schermi e delle tastiere consente:

1. la realizzazione di un’unica postazione di lavoro polifunzionale, destinata alla raccolta e alla selezione della pluralità dei dati che si producono all’interno dell’udienza;
2. l’osservazione del verbale nel corso della sua progressiva formazione, da parte di tutti gli interessati, quale strumento di trasparenza, necessario ad evitare che l’informatizzazione del processo si traduca in un fattore di ulteriore distanza fra l’utenza e l’ufficio giudiziario e quale strumento di mediazione e collaborazione dialettica nella formazione selettiva del verbale, più esattamente quale strumento di cooperazione a più mani nella trasformazione del contenuto analogico dell’udienza nei dati discreti della struttura sintattica e grammaticale del testo scritto;

Allo scopo di recuperare le risorse necessarie ad assicurare la presenza all’udienza del necessario personale di cancelleria si è provveduto alla complessiva riorganizzazione dei servizi di cancelleria.

Si è infatti osservato che l’attività di c.d. “scarico” dell’udienza, ovvero di annotazione degli eventi di udienza sui registri informatici di cancelleria SICID e SIECIC è attualmente svolta, nella totalità degli uffici, al termine dell’udienza con separazione dei tempi in cui il medesimo evento viene documentato (sul verbale e sui registri di cancelleria) e con l’aggravio di tempo e lavoro derivante dalla necessità, per l’addetto alla registrazione, di recuperare sul verbale di ciascun fascicolo il dato da registrare.

Il riavvicinamento così realizzato fra la cancelleria e il magistrato pone in luce un aspetto che l’attuale organizzazione verticale degli uffici (da taluni definita a “canne d’organo”) tende ad occultare.

Si tratta dell’aspetto legato alla funzione dell’udienza quale luogo di produzione di eventi e di acquisizione di ulteriori dati e documenti all’interno del sistema informativo dell’Ufficio.

Oltre ai dati normalmente raccolti nel verbale, l’udienza è infatti il luogo in cui i difensori possono costituirsi e produrre documenti.

Ciò pone l’esigenza della creazione, all’interno dell’udienza, di apposite postazioni di cancelleria cui riservare il compimento, nel contesto temporale dell’udienza, non solo delle attività di redazione del verbale e di c.d. scarico ma anche, se necessario delle attività necessarie alla raccolta e digitazione dei documenti prodotti all’udienza e di costituzione di difensori.

Fra le funzioni in tal modo affidate alla postazione di cancelleria d’udienza devono essere comprese le attività:

• di verbalizzazione;
• di annotazione o c.d. “scarico” sui registri di cancelleria;
• di raccolta delle costituzioni avvenute in udienza;
• di raccolta e digitalizzazione dei documenti cartacei prodotti dalle parti;
• di tenuta e conservazione dei fascicoli cartacei ed informatici prodotti all’udienza;
• di registrazione su supporto informatico dell’intero svolgimento dell’udienza;